Como gerenciar um projeto?

Gerencia de projetos é a matéria estudada pelo PMI/PMBOOK.

Existem muitas e muitas normas, técnicas, ferramentas, etc... para se gerenciar um projeto mas nada disso garante o sucesso.

E ainda tem aquelas que atrapalham, pois exigem uma documentação tão extensa que tira o foco do papel principal que é a gerencia para o sucesso do projeto.

Não é minha atividade básica do dia a dia, mas volta e meia, eu acabo sendo colocado pra coordenar algum projeto, seja na empresa ou na vida acadêmica ou em projetos freelas. A grande verdade é que o que me capacita a gerenciar um projeto não é formação na matéria ou certificação PMI. Mas sim uma característica que todos temos e não desenvolvemos. Escrever as coisas de forma passo a passo.

Quando não se domina um assunto, mas se conhece os passos a seguir e as pessoas certas para fazer que aquele passo seja executado com sucesso você já reúne o que é necessário para gerenciar qualquer projeto. Todo o resto é em conseqüência disso. Riscos, custos, prazos, recursos, datas, marcos etc... de nada adiantam se você não conseguir colocar as coisas uma de cada vez e cada uma a seu tempo sendo feita por alguém que realmente seja capaz de executa-la.

A etapa seguinte do trabalho, é totalmente comunicativa. É aquilo que sua mãe lutou para te ensinar, ser educado, pedir sempre obrigado, valorizar e sempre dar um feedback de reconhecimento a todos que te ajudaram executando os passos que você definiu, no tempo que o projeto precisaria para estar em dia. E quanto aos problemas a melhor forma de tratá-los é pro-ativamente do que re-ativamente. Se um problema cabeludo aparece, ele deve ser mostrado a todos o mais rápido possível, a solução sempre aparecerá de forma tão rápida quanto o problema.

Então eu sempre procuro repetir o que dá certo, posso não saber nada de um sistema fiscal e toda legislação de impostos federais, estaduais, municipais, incentivos etc..ou sequer ser capaz de testar, mas posso dizer que já implantei com sucesso um projeto destes, sem sequer conhecer uma lei ou mesmo ter usuário e senha de acesso ao sistema. Como consegui isso, reconhecendo minha limitação de conhecimento e colocando passo a passo dentro de uma separação em fases o que era preciso para que o sistema fosse pro ar.

Abaixo uma imagem de exemplo da ferramenta que uso, uma simples planilha de 5 colunas.

Cada ação de cada linha tem sua própria receita de bolo mais detalhada e esta você faz junto com a pessoa que é definida como responsável.

E o mais importante, registrar todas as evidencias dos testes. Não vale só um e-mail dizendo está ok. Tem que ter um printscreen ou um numero de documento ou relatório ou um arquivo ou tela que comprove que o teste foi feito.

E para isso é importante outra planilha de 6 colunas que vai servir para medir o progresso dos testes e para você enviar no final de cada período como um relatório de status da implantação. Dessas 2 planilhas você pode gerar todos os outros indicadores de projeto desde custo até riscos mas tudo isso fica no papel e o que acompanha mesmo o projeto são estas duas.